每一個行業(yè)都需要規(guī)范的SOP管理,而貨代日常工作面臨著遠超其他行業(yè)的復雜環(huán)節(jié)鏈路和潛在風險,擁有標準化SOP操作成了重中之重。
SOP,即標準作業(yè)程序。就是將某一事件的標準操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式描述出來,用來指導和規(guī)范日常的工作。
如果未曾梳理和規(guī)范SOP流程:
員工接到不熟悉的業(yè)務/新員工來公司,沒有SOP指導,效率低下;
沒有SOP流程來規(guī)范,每個員工通常根據(jù)自己的理解和經(jīng)驗來處理業(yè)務單據(jù),出錯是常態(tài);
業(yè)務狀態(tài)、物流狀態(tài)不透明,信息傳遞可能會延誤;
業(yè)務優(yōu)先級不明確;
團隊管理需要搜集信息,效率低,會出現(xiàn)管理盲區(qū);
以上問題可能造成客戶體驗不佳,從而影響良好的企業(yè)形象。
訂單越多、效率越低、出錯越多。如何走出死循環(huán)?
許多貨代企業(yè)直接照搬了市面上的SOP工具,員工卻抱怨“效率更低了”、“不適配公司業(yè)務”。
因為:貨代行業(yè)里永遠不存在可照搬的通用性的SOP。
一代和二代、普貨和危險品等無數(shù)細分市場,業(yè)務流程和客戶需求各不相同;
同一細分市場中,規(guī)模大小、發(fā)展階段不同的公司也有不同的流程。
此外,SOP只是“看見”還遠遠不夠:
貨代不僅想知道“何時開港、放行”,也想知道“X業(yè)務距離截港還有多久?”等;
不僅需要把控節(jié)點,還需要在任務交接節(jié)點告知下一個流程責任人,口述、郵件等方式都耗費大量時間。
以上種種都能通過數(shù)據(jù)驅(qū)動實現(xiàn)嗎?
答案是可以!
一套組合工具讓你輕輕松松成為管理達人、客戶的貼心小棉襖!
也是貨代企業(yè)形成知識沉淀,業(yè)務規(guī)范化、條理化、標準化的管理利器。
# SOP多模板:靈活百變,自動匹配
左側(cè):配置業(yè)務條件,用來匹配業(yè)務單據(jù)。
右側(cè):快速配置SOP流程,打造您的專屬個性化SOP流程。
當您新增、保存一個業(yè)務單據(jù)時,支持多套模版配置,可實現(xiàn)多種業(yè)務類型、業(yè)務場景、業(yè)務模式、分公司/分部門等多場景的快速應用;
設置完成后,此業(yè)務能自動匹配到符合條件的SOP模版并應用。
找到匹配的SOP模板后,在“業(yè)務狀態(tài)”里展示此票業(yè)務SOP流程。
當設置好對應節(jié)點內(nèi)的觸發(fā)條件后,系統(tǒng)檢測到觸發(fā)條件后,節(jié)點狀態(tài)就自動變成“已完成”。
例如:規(guī)定“預配”節(jié)點完成的觸發(fā)條件是“輸入工作號”,CargoWare檢測到預配工作號時自動把節(jié)點狀態(tài)改為“已預配”。
如此一來,業(yè)務進度一目了然。
SOP流程沉淀在系統(tǒng)內(nèi),作為企業(yè)知識沉淀,方便萌新熟悉業(yè)務,快速進入公司的工作狀態(tài)。
即使責任人變動,也能迅速、規(guī)范地上手操作。
# 風險預警:運籌帷幄,準時交付
在系統(tǒng)首頁工作臺,通知類/預警類/警告類信息和待辦事項按預警優(yōu)先級高低排序,讓業(yè)務盡在掌握防止遺漏。
同事們每天一登入系統(tǒng)便看到最緊急的任務,點擊工作號就跳轉(zhuǎn)業(yè)務模塊,即可第一時間處理。同時,在郵箱中也可以看到所有待辦清單。
領(lǐng)導們可以了解整個團隊和公司的業(yè)務完成進度以及流轉(zhuǎn)進度情況,從而任務分配、工作監(jiān)督等。
在SOP流程設置中,可設置預警規(guī)則。
系統(tǒng)會自動向流程責任人推送待辦事務,對于超期未處理的事務及時向相關(guān)的責任人(們)發(fā)出預警。
可以設置多頻次的預警(最多3次提醒)
可以設置提前或延后XX 小時進行預警事項提醒
可以設定多久忽略預警,減少失效預警的干擾
可以設定預警優(yōu)先級和設定預警通知對象
同時,也可以訂閱數(shù)據(jù)服務五大業(yè)務預警:
可能甩箱,海關(guān)未放行,碼頭未放行,碼頭未配載等緊急情況的通知,更大限度地第一時間避免損失與責任的產(chǎn)生,及時處理降低風險。
事事有責任人,事事有提醒,自然就事事有著落了~
# 新增微信消息推送:更多通道獲取信息
在此前我們就介紹過,CargoWare不僅實現(xiàn)了物流的可視化,還實現(xiàn)了業(yè)務的“代勞”:
業(yè)務動態(tài)通過自動郵件推送給同事,不僅時刻知曉狀態(tài)變化,還能讓內(nèi)部操作人員知道下一步該做什么。
相關(guān)閱讀:數(shù)據(jù)服務再升級丨新增拖車定位+軌跡跟蹤,打造全鏈路物流可視化
近期,CargoWare數(shù)據(jù)服務再推新功能:微信推送。只要訂閱微信推送功能,就可以在微信公眾號端接受到風險預警、物流變更通知等等。
無需帶著沉甸甸的電腦,隨時隨地掌握貨物進展。自動化的任務交接、多崗位協(xié)同,讓數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務的“車輪”轉(zhuǎn)起來!
最后,我們再簡單復習一下升級后的SOP有哪些亮點:
1
自定義
能夠自定義SOP流程節(jié)點以及流程流轉(zhuǎn)的規(guī)則,和業(yè)務單據(jù)自動匹配;
多模板SOP靈活適配不同的業(yè)務類型、業(yè)務場景應用;根據(jù)不同角色的定義,可以了解整個團隊和公司的業(yè)務完成進度以及流轉(zhuǎn)進度情況;
2
計劃性
業(yè)務流程需要經(jīng)過哪些節(jié)點,每個節(jié)點由誰來負責處理,都是可視的。
3
自動化
自動向流程責任人推送待辦事務,涵蓋郵件,短信,微信多多種通知方式,對于超期未處理的事務及時向責任人發(fā)出預警。
數(shù)據(jù)服務預警提醒,還可做到碼頭甩箱等緊急情況的通知,更大限度地第一時間避免損失與責任的產(chǎn)生,及時處理降低風險。
其實,新版SOP的好處還能延申出很多,具體看你怎么用。這一篇文章里根本說不完。歡迎看看我們往期的文章和視頻,進一步了解數(shù)字化帶來的紅利。
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